Uit de stukken die AT5 heeft gekregen na een Wob-verzoek, blijkt dat Amsterdam in een periode van ruim twee weken er alles aan heeft gedaan om het Songfestival naar de stad te halen. Ambtenaren noemen in interne stukken het besluit van het college om zich hiervoor hard te maken 'verrassend'. 

Vijf miljoen

Om het Songfestival te mogen organiseren moest de stad ook budget vrijmaken. Het college wilde maximaal vijf miljoen euro uitgeven. Wel moest de gemeenteraad hier eerst mee akkoord gaan.

Omdat de deadline voor het inleveren van het bidbook op 10 juli lag en de eerstvolgende raadsvergadering ook op die dag zou zijn, wilde Halsema de raad voor een extra vergadering bij elkaar roepen. Uiteindelijk adviseerden ambtenaren haar dit niet te doen. Het onderwerp zou volgens hen daarvoor niet belangrijk genoeg zijn.

Het plan werd uiteindelijk: op 10 juli om 12:00 uur het bidbook inleveren en rond 13:00 uur stemmen over het budget. Mocht de raad niet akkoord gaan met het vrijmaken van vijf miljoen, dan zou het bidbook direct worden ingetrokken.

Het bedrag van vijf miljoen euro is veel lager dan de twaalf miljoen die de Rotterdamse gemeenteraad beschikbaar heeft gesteld voor de organisatie. Het is ook dus maar zeer de vraag of Amsterdam ooit een reële kans zou hebben gehad als het bidbook zou zijn ingeleverd.

Ding-a-dong

Uit de interne stukken blijkt dat de gemeente met een team van minimaal dertien ambtenaren aan het bidbook heeft gewerkt. Ze werkten vanuit een ruimte die voor de gelegenheid 'Ding-a-dong' werd genoemd; een verwijzing naar het winnende Nederlandse lied van het Songfestival in 1975.

Verder komt in de stukken een beeld naar voren van flinke irritatie tussen de projectorganisatie van het Songfestival in Hilversum en de gemeente.

Zo blijkt het Amsterdamse team 170 schriftelijke vragen te hebben gesteld aan de organisatie. Deze werden volgens het team van de gemeente veel te laat beantwoord. Daardoor kwam de planning van Amsterdam verder onder druk te staan.

'Zoals ik gisteren al zei, neemt met het verstrijken van de tijd de kans dat we een serieus bid neer kunnen leggen drastisch af. Ik doe hierbij een dringend beroep op de organisatie om de door haar gestelde en niet gehaalde deadline van gisteren dan toch op zijn hoogst niet verder dan vandaag op te rekken', stuurt een ambtenaar.

Hij sluit af met: 'Het lijkt me daarnaast zonder meer een redelijk verzoek om de inlevertermijn van het bidbook met in ieder geval een dag te verlengen.'

De deadline wordt uiteindelijk niet uitgesteld, zo blijkt uit het antwoord van de organisatie in Hilversum. Het Songfestival in Amsterdam raakte daardoor nog verder uit het zicht.

'Houden we de eer aan onszelf?'

Al op 23 juni is er ernstige twijfel of Amsterdam wel een bidbook moet inleveren. 'We moeten een collegevoordracht maken waarin we duidelijk stellen dat het een bid wordt met vele mitsen en maren. En dan denk ik nog steeds dat het goed is om het college nog een keer om bevestiging te vragen: willen we dit of houden we de eer aan onszelf?', mailt een ambtenaar.

In eerste instantie wilde de stad namelijk het Songfestival organiseren in de Ziggo Dome. Maar die bleek niet beschikbaar te zijn voor een periode van acht weken: een harde eis van de organisatie. 'Stel dat dit een harde eis blijft, dan haken wij, helaas, bij voorbaat af', mailt de Ziggo Dome naar de gemeente. 

Op 26 juni wordt duidelijk dat de Ziggo Dome definitief niet beschikbaar is. Daarop ontstaat het idee om een festival op te bouwen op een pop-up locatie naast de Johan Cruijff Arena.

Festivaltent

De Alpha Stage van Lowlands wordt geschikt geacht als podium. 'Omdenken', wordt het genoemd in mailverkeer. De Amsterdamse projectgroep wil het feest het 'SongFESTIVAL' noemen. 'Best een geniaal idee hoor. Eindelijk wat nieuws in de wat conservatieve ESC-club', stelt een ambtenaar. 

Een groot probleem dient zich een dag later aan: een ambtenaar laat weten dat bij een eventuele storm de tent niet gebruikt mag worden en het Songfestival dus niet kan doorgaan. Het risico hiervan wordt bij de organisatie gelegd, zo staat in de stukken.

Ook wordt er getwijfeld of het opzetten van een pop-upfestival binnen het budget van vijf miljoen euro past. 'De kosten moeten we denk ik niet noemen zolang we niet iets meer houvast hebben. De kale tent wordt al op drie miljoen euro geschat en dan zit er nog geen één ventilator in, noch staat er één tentpaal van de 36 tenten', schrijft een ambtenaar. Het idee was namelijk om een heel festivaldorp op te bouwen.

Er komen meer signalen binnen dat het indienen van een bidbook voor Amsterdam kansloos is. Ambtenaren verliezen de moed en ook steeds meer betrokken marktpartijen worden minder enthousiast.

'Helaas helaas'

Op 1 juli stuurt een ambtenaar een mail aan de projectgroep met de titel 'helaas helaas'. 'Er kwamen gaandeweg steeds meer berichten die het hele verhaal steeds ingewikkelder, duurder en onhaalbaarder maken. We hebben besloten dat we er zelf niet meer in geloven. Dan rest ons maar een ding en dat is het college informeren.'

Een dag later besluit ook het college om geen bid uit te brengen.

'Als de Ziggo Dome beschikbaar was hadden we een prachtige bid kunnen inleveren en hadden we een vette kans gemaakt op de organisatie van het Songfestival volgend jaar. Nu wordt het een andere stad. Ook mooi. Laten wij dan in ieder geval gewoon weer voor een huldiging van Ajax gaan. En een overwinning van Max in Zandvoort. En een schitterende zonnige Sail. Ach, er komt nog genoeg leuks', besluit een ambtenaar.